Automatisierung im Unternehmen durch den Software-Roboter

Künstliche Intelligenz verhilft zu einer Automatisierung im Unternehmen, die Kosten spart. Sie bietet außerdem Raum für mehr Kreativität und ist ganz nebenbei auch umweltschonend. Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) ist nämlich eine reale Chance, dem papierlosen Büro näher zu kommen. Wie das gelingt? Kollegen, nicht aus Fleisch und Blut, sondern geboren durch die digitale Revolution, bieten Unternehmen genau jenes Potential.

Das geschieht, indem sie wie gute Geister im Verborgenen arbeiten. Sie können auf diese Weise dabei helfen, Kosten zu senken und die Produktion zu erhöhen. Als intelligente Produkte bzw. digitale Assistenten dienen sie nämlich dazu, immer wiederkehrende und oftmals öde Tätigkeiten zu automatisieren. Die digitalen Geister können so still und leise als stumme Diener im Hintergrund das Business mitgestalten, indem sie uns mehr Raum für wahrhaft wichtige Arbeiten lassen. Mehr noch gehören sie zu den vielen Hilfestellungen, die uns die Künstliche Intelligenz täglich bietet. Neben der Effektivität, die etwa das Internet der Dinge in der Industrie erzeugt, und den fleißigen Bots, ist RPA ein fleißiger Kollege, der im Gegensatz zur automatisierten Fertigung in den Fabrikhallen nicht physisch eingesetzt wird. Als Software, die aufgespielt wird und Programme wie Outlook, Excel oder SAP auf fast magische Weise bearbeitet, ist RPA eine Innovation, die vor allem großen Firmen sehr nützlich sein kann.

Wie sorgt RPA für die Automatisierung im Unternehmen?

Die Robotik Process Automation ist wie der Name schon sagt eine prozessorientierte Automatisierung, die natürlich nicht wirklich als Geist daher kommt. Sie ist vielmehr eine intelligente Software, die lernfähig und hilfreich sein kann. Die Künstliche Intelligenz, die als gute Seele einer Buchhaltung oder auch in anderen Abteilungen ihren Einsatz findet. Die Robotergesteuerte Prozessautomatisierung ermöglicht schließlich dank der maschinellen Lernfähigkeiten die Automatisierung im Unternehmen, wenn es um Aufgaben geht, die regelmäßig vorkommen.

Der Software-Geist ist dabei so programmiert, dass er ähnliche Funktionen wie sein menschlicher Kollege aus Fleisch und Blut ausführt. Das bedeutet, dass er sich natürlich auch in entsprechende Anwendungen einloggen kann. Dies geschieht natürlich nur im gewünschten Rahmen der Automatisierung. Das heißt, er loggt sich etwa in Programme und Datenbanken ein, um für seine Tätigkeit notwendige Daten zu nutzen.

Der gute Geist, der nie krank wird

Als guter Geist, zum Beispiel in der Lohnbuchhaltung, ist die RPA vor allem effizient und ein Segen für alle. Der gute RPA-Geist kennt schließlich kein Wochenende und keinen Feierabend. Als emsiger Software-Roboter mit Künstlicher Intelligenz und „anerzogenem“ unbedingten Arbeitswillen erledigt er Tag für Tag seine zugewiesenen Routineaufgaben. Ohne zu Murren, ohne Urlaubsansprüche oder Krankmeldung wegen eines grippalen Infektes.

Ein weiteres Beispiel aus der Praxis, das zeigt, welchen Nutzen die Automatisierung im Unternehmen haben kann, ist die Erfassung von Dokumenten. Durch die RPA wird etwa eine lückenlose und exakte Dokumentation ermöglicht. Flüchtigkeitsfehler oder Schlampereien, bei denen Unterlagen verloren gehen, können vermieden werden. Die Bearbeitungsschritte des digitalen Mitarbeiters können schließlich zu jeder Zeit nachvollzogen werden. Das könnte auch bei rechtlichen Problemen und anderen Streitfragen sehr nützlich sein. Je nach Streitwert kann es sogar immense Kosten sparen. Und Kosten werden natürlich auch durch die höhere Bearbeitungsgeschwindigkeit im Backoffice und die Vermeidbarkeit von Papier gespart. Letzteres freut auch unseren Freund, den Baum.  Robotergesteuerte Prozessautomatisierung vermeidet es schließlich, allzu viele Geschäftsunterlagen in Papierform aufbewahren zu müssen.

Auch in der HR-Abteilung kann die RPA Software helfen, Bewerbungen vorab zu selektieren. So kann der ideale Kandidat fürs Vorstellungsgespräch ausgewählt werden. Andersherum kann die RPA auch ein Imagefaktor sein. Das heißt, dass Robotergesteuerte Prozessautomatisierung besonders junge und kreative Mitarbeiter anzieht. Diese digital affinen und aufgeschlossenen Köpfe finden nämlich Unternehmen, die mit der robotergesteuerten Prozessautomatisierung arbeiten, sicher ziemlich fortschrittlich. Kluge und engagierte Köpfe wiederum sind wichtig für neue Innovationen und Entwicklungen.

Der Beginn einer geisterhaften Beziehung

Damit ist nicht etwa die Schmonzette „Ghost – Nachricht von Sam“ gemeint. Der Einsatz von Robotergesteuerter Prozess Automation erfordert nämlich nüchtern betrachtet viele Überlegungen, die den Verstand fordern und weniger das Herz. Schließlich sind mit einer Implementierung der Künstlichen Intelligenz zur Automatisierung im Unternehmen erst einmal Kosten verbunden. Kosten, die gut anlegt sein wollen. Es ist daher sinnvoll, vorab von einem RPA Business Analysten schätzen zu lassen, wie viel Geld eingespart werden kann. So kann man kalkulieren, wo und wann sich die RPA-Implementierung lohnt.

Robotic Process Automation ist schließlich nur dann eine attraktive Lösung, wenn sich eben tatsächlich die Produktivität erhöht und sich gleichzeitig Kosten sparen lassen. Zu Beginn dieser Beziehung müssen daher die Fronten geklärt werden. Wer kann was bieten und wie weit kann man gehen? Nur wenn die richtigen Vorgänge automatisiert werden, kann die Roboter-Software ideal genutzt werden. Das Spektrum kann eben die Buchhaltung, die Analyse oder auch den Bereich Human Resources betreffen. Es sollten aber unbedingt alle Mitarbeiter, die es betrifft, in den Prozess der Implementierung mit einbezogen werden. Nur so können vorab sämtliche Schritte berücksichtigt und Stolpersteine beseitigt werden.

Wichtig: Die Implementierung muss stimmen!

Um den Vorteil der Automatisierung im Unternehmen durch den Software-Roboter zu nutzen, bedarf es einer Implementierung, die an Vorarbeit und Detailverliebtheit nicht sparen sollte. Sitzen alle Beteiligten zusammen, muss entschieden werden, welche Prozesse überhaupt zu automatisieren sind. Darüber hinaus muss man bedenken, welche anderen Abteilungen oder betrieblichen Einheiten noch von der Automatisierung tangiert werden. Vielleicht fängt man auch erst mit einem Teilbereich an, um zu sehen, wie sich der gute Geist im Unternehmen macht. Dazu eignen sich natürlich sämtliche Back-Office-Operationen, die hinter den Kulissen stattfinden.

Wenn die Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung identifiziert sind, kann mit der Implementierung begonnen werden. Dabei sollte natürlich eine detaillierte Analyse aller Schritte erfolgen, um Fehler ausbessern zu können und eventuell weitere Einheiten, die automatisiert werden können, zu erkennen. Geleitet werden sollte die Automatisierung ausschließlich von einem Experten, der den Prozess der Implementierung, die vielleicht von einem entsprechenden Software-Architekten erfolgt, überwacht. Nur wer die Technologie und die Fähigkeit kennt, kann gescheite Lösungen mitgestalten und für eine RPA-Kompatibilität sorgen. Und natürlich sollte auch ein dauerhafter Sicherheitsspezialist vor Ort sein.

Um einen RPA-Workflow zu gestalten, erfordert es also einigen Aufwand und es muss natürlich zunächst einmal ordentlich investiert werden. Langfristig aber kann sich die Automatisierung im Unternehmen auch sehr bezahlt machen. Und Raum für neue Innovationen bieten.

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