Die 7 besten Projektmanagement-Tools für dein Business

Projektmanagement-Tools sparen Zeit und Nerven. Deswegen lieben wir sie. Wir stellen euch in unserem Artikel die sieben besten Projektmanagement-Tools vor.

Wir alle kennen es aus dem Alltag: Jemand aus dem Team arbeitet an einer Datei. Diese wird für die Präsentation des neuen Projektes gebraucht. Die Datei wir immer größer, es gibt Excel-Tabellen, Grafiken und Schaubilder. An dieser Datei arbeiten mehrere Mitarbeiter*innen. Die Datei wird per Mail hin und her geschickt. Jeder, der etwas hinzugefügt und geändert hat, schickt sie wieder an die anderen zurück.

Die Folgen: Ein unübersichtlicher Mail-Verkehr. Und am Ende gab es mehrere Versionen.

Wofür du Projektmanagement-Tools brauchen kannst

Genau diese fehlende Übersicht verzögert Projekte. Im schlimmsten Fall führt sie am Ende gar für zum Scheitern des Ganzen.

Mit Projektmanagement-Tools lassen sich solche Unübersichtlichkeiten aber vermeiden. Darüber hinaus gibt es in jedem Projekt Aufgaben, die verteilt werden müssen. Durch das Tool kann jeder sehen, was zu erledigen ist und wer gerade daran arbeitet. Im Idealfall gibt es dazu passende Zeitpläne. Zuständige Mitarbeiter werden erinnert und jeder weiß zu jeder Zeit, wer was macht. Automatische Querverweise und permanente Updates sorgen für die nötige Transparenz. Damit helfen Projektmanagement-Tools dabei, dass wir Projekte sogar sicherer und schneller über die Ziellinie bringen. Zumindest, wenn wir ein Tool nehmen, das all unseren Anforderungen genügt.

Was gute Projektmanagement-Tools können müssen

Projekte können vielfältig sein und sie sollten in ihrer Planung möglichst detailliert sein. Die Planung selbst wiederum sollte so übersichtlich verfasst sein, dass jeder weiß, wer wann was zu tun hat.

Keine Frage, also, dass ein Projekt – wenn wir es uns als Baum vorstellen – viele Verästelungen besitzt. Es gibt größere Aufgaben, das sind die dicken Äste und darunter können wiederum Unteraufgaben mit vielen kleineren To-Dos, Checklisten und so weiter folgen. Das sind die Verästelungen, die es zu beachten gilt. Projektmanagement-Tools sollten helfen, diese zu bewältigen. Ohne die Übersicht zu verlieren.

Zeitpläne, Kalender und Gantt-Diagramme, bei denen die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse dargestellt wird, helfen dir dabei. Deshalb sind diese auch die Basis vieler guter Projektmanagement-Tools. Darüber hinaus sollten sie übersichtlich sein, bzw. klare Oberflächen und Suchfunktionen besitzen, damit niemand zu viel Zeit verschwenden muss, um sich zurechtzufinden. Das heißt, sie sollten am besten intuitiv bedienbar sein. Einige solcher Projektmanagement-Tools haben wir hier aufgeführt.

Trello – Das Einsteiger Modell unter den Projektmanagement-Tools

Trello gehört zu den Projektmanagement-Tools, die am einfachsten zu bedienen sind. Es ist optisch wie ein sehr übersichtlich dargestelltes Board designt. Auf diesem kann man auf einen Blick sehen, woran gearbeitet wird und an welcher Stelle sich ein bestimmter Prozess befindet. Dabei ist es mit einem Whiteboard zu verglichen, auf dem sich aufgereihte Kästchen befinden. Diese enthalten etwa die Überschriften „To Do“, „Doing“ oder „Done“. Das ist visuell sehr ansprechend, leicht zu bedienen und außerdem kostenlos. Allerdings hat es Grenzen. Es bietet zum Beispiel kaum Built-in-Funktionen. Daher ist es eher weniger für umfangreiche Projekte geeignet.

Miro – Die virtuelle Mind-Map

Auch Miro ist für weniger umfangreiche Projekte gut geeignet. Miro versteht sich vor allem als kostenlose Mind-Mapping-Software unter den Projektmanagement-Tools. Hier lassen sich vom Brainstorming über die Planung bis zur Verwaltung des Projekts neue Ideen generieren und festhalten. Über das Whiteboard kannst du online Inhalte und Ideen zwischen verschiedenen Teams abstimmen. Das Board kann man über den Desktop-Client erstellen und mit virtuellen Post-its beschreiben. Zum Informationsaustausch oder um mitzuteilen, woran man gerade arbeitet, ist auch hier die kostenfreie Basis-Version sehr brauchbar.

Factro bietet schon mehr

Factro gehört zu den deutschen Projektmanagement-Tools. Es ist schon eher geeignet für umfangreichere Projekte mit mehreren Teilnehmern. Factro ist zwar nicht kostenlos, bietet aber mit einem übersichtlichen Kanban-Board, Checklisten, Kommentarfunktionen, Benachrichtigungsfeed, Controlling oder den Gantt-Charts als visuell dargestellte Zeitplanung schon sehr viel Brauchbares. Damit lassen sich dann auch größere Teamübergreifende Marketing- und IT-Vorhaben leichter umsetzen und Arbeitsabläufe übersichtlich gestalten. Der einzige Nachteil ist: Auch hier gibt es wenige Möglichkeiten für individuell gestaltete Felder.

Jira – Eines der größeren Projektmanagement-Tools für IoT-Entwickler

Als besonders geeignet für die agile Projektentwicklung erweist sich seit einigen Jahren schon Atlassian Jira. Die Jira-Software ist speziell auf die agile Arbeitsweise ausgelegt. So unterstützt sie diverse Projektmanagement-Methoden wie etwa Scrum oder Kanban. Um die Projekte zu verwalten, bietet Jira zum Beispiel Möglichkeiten zur Sprint-Organisation, Burndown-Charts und die Ausgabe von Sprint-Berichten. Damit ist vor allem die Scrum-Seite bestens bedient.

Zusätzlich sind aber auch Story Cards oder eben sehr übersichtliche Boards gegeben. Perfekt sind auch Features wie der Release Hub, der Warnungen versendet, wenn zum Beispiel Vorgänge mit fehlendem Code vorkommen. Damit du diese schnell erkennst, verfügt das Tool auch über eine Mobile App. Speziell bei Entwicklungen größerer IoT-Projekte wird Jira gerne verwendet.

Asana  – Umfassend in der App und auf dem Desktop

Zu den besonders umfangreichen Projektmanagement-Tools gehört auch Asana. Das Tool wurde von Facebook-Mitbegründer Dustin Moskovitz und dem Ex-Google- und Facebook-Ingenieur Justin Rosenstein entwickelt. Genau wie bei Jira gibt es eine Desktop-Version sowie eine Mobile App. Bei beiden Versionen sind die Bedienungen recht einfach. Und das, obwohl der Umfang der Projektmanagement-Verwaltung ebenso beachtlich wie bei Jira ist.

Neben Gantt-Diagrammen für das Zeitmanagement begeistert Asana zum Beispiel mit Listen, die sich weit in die Tiefe führen lassen, und mit farblich sehr ansprechend designten Boards. Zeitpläne und To-Do-Listen lassen keine Fragen offen. Die Bereiche „Teams“ oder „Diskussionen“ sorgen für den nötigen Flow in der Kommunikation.

Monday: Die visuelle Vollkommenheit

Optisch besonders ansprechend begegnet uns Monday. Monday begeistert aber nicht nur mit einer tollen Optik. Monday, das auch von namhaften Firmen wie Philips genutzt wird, überzeugt auch durch eine mühelose und intuitive Bedienung. Im Vergleich zu anderen umfangreicheren Projektmanagement-Tools bietet es viele individuelle Anpassungsmöglichkeiten. Natürlich gibt es dabei auch ein Scrum-Board. Dafür ist es als Abo aber auch sehr hochpreisig.

Confluence – Teile dein Wissen!

Zu den weniger agilen, aber dennoch nützlichen Projektmanagement-Tools gehört Confluence. Diese Software ist eher geeignet, wenn die Leute ihr Wissen miteinander teilen wollen. So eignet sich die Oberfläche von Confluence beispielsweise sehr gut für Dokumentationen. Wie Trello wurde auch Confluence vom australischen Unternehmen Atlassian entwickelt. Als ideale Plattform, auf der eben vor allem  Wissen und Informationen ausgetauscht werden, wird es zunehmend auch als Basis für öffentliche Wikis verwendet

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